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Nebenkostenabrechnung erstellen: Taschenrechner zur Darstellung der Steuerkalkulation

Nebenkostenabrechnung erstellen – Worauf muss ich als Eigentümer achten?

Spätestens nach dem Jahreswechsel steht sie an: die Nebenkostenabrechnung. Als Mieter ist es selbstverständlich, dass diese im Laufe des Jahres im Briefkasten landet. Als Vermieter hingegen gibt es doch einiges mehr, was es beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung für Mieter zu beachten gibt. Immer wieder kommt es in diesem Zusammenhang zu Fehlern, was schnell zu Ärger zwischen beiden Parteien führen kann. Wir haben Ihnen die wichtigsten Eckdaten zum Nebenkostenabrechnung erstellen zusammengefasst und geben Tipps, wie Sie klassische Fehler vermeiden können.

Nebenkostenabrechnung an Mieter

Grundsätzlich muss eine Nebenkostenregelung aus dem Mietvertrag hervorgehen. Die Umlage der Nebenkosten auf die Mieter mit einer Nebenkostenvorauszahlung und einer Schlussrechnung ist nur dann möglich, wenn dies auch im Mietvertrag festgehalten wurde. Dabei muss keine genaue Aufzählung der umlagefähigen Nebenkosten erfolgen. Es genügt ein Hinweis auf die Umlage „sämtlicher Betriebskosten“ – diese Formulierung ist gesetzlich unbedenklich und üblich. Gerade bei verschwenderischen oder langfristigen Mietern kann die Nutzung einer genauen Aufzählung sinnvoll sein. Aber Achtung: Wenn im Mietvertrag doch die umlagefähigen Nebenkosten aufgezählt sind, dürfen auch keine zusätzlichen Posten berechnet werden.
Alternativ kann ebenfalls eine pauschale Abrechnung der Nebenkosten erfolgen. Gemeint ist damit eine Miete inklusive Nebenkosten, ausgenommen Heiz- und Warmwasserkosten. Diese muss ebenfalls ausdrücklich im Mietvertrag verankert sein und gilt dann unabhängig von der Nebenkostenabrechnung – eventuelle Überzahlungen durch den Mieter müssen dann nicht zurückgezahlt werden, andersherum kann der Vermieter bei zu geringen Nebenkostenzahlungen jedoch ebenfalls keine weiteren Zahlungen verlangen. Aus diesem Grund macht diese Abrechnungsart eher bei kurzfristig angelegten Mieten Sinn.
Zusätzlich zu diesen rechtlichen Grundlagen müssen auch bei der konkreten Abrechnung einige formelle und inhaltliche Punkte beachtet werden. Ein fester Bestandteil ist dabei immer der Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung. Dieser muss immer zwölf Monate betragen, kann jedoch individuell vom Vermieter gewählt werden. Der betreffende Zeitraum muss dann in der Abrechnung angegeben sein.
Zudem muss in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar sein, wie sich die Kosten zusammensetzen. Dazu zählt einerseits die Aufteilung in verschiedene Kostenpunkte (beispielsweise Wasser, Gartenpflege usw.) und die Angabe der auf den Mieter umlagefähigen Kosten. Dabei kann Belegeinsicht gewährt werden, um die Gesamtkosten nachzuweisen. Zu diesen Belegen zählen Verträge, Kontoauszüge und Lieferscheine. Ein Anspruch auf Belegkopien an den Mieter besteht jedoch nicht.

Ergänzend müssen ebenfalls die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters aus der Abrechnung hervorgehen und von den Gesamtkosten in Abzug gebracht werden.

Zuletzt muss zwangsweise der Umlageschlüssel nachvollziehbar angegeben werden. Dieser basiert, und dies ist gesetzlich vorgeschrieben, für die meisten Kosten auf dem Anteil der Wohnfläche, sodass entsprechend größere Wohneinheiten auch einen größeren Teil der Nebenkosten tragen. Die Kosten, die zur Berechnung der Warmmiete dienen, müssen hingegen verbrauchsabhängig berechnet werden – Heiz- und Warmwasserkosten müssen demnach mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent am individuellen Verbrauch orientiert sein. Weitere mögliche Umlageschlüssel sind die Verteilung nach Wohneinheit oder nach Personenzahl, die beispielsweise bei der Grundsteuer oder bei den Abfallgebühren zu Tragen kommen können.

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Umlagefähige Nebenkosten – Welche Nebenkosten gehören in die Schlussrechnung?

Welche Nebenkosten umlagefähig sind, also durch die Nebenkostenabrechnung an Mieter weitergegeben werden dürfen, ist in Deutschland klar geregelt. So können nicht alle Kosten, die in Zusammenhang mit der Immobilie entstehen, auf die Mieter umgelegt werden, sondern nur solche, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) vermerkt sind.
Definiert werden diese Kosten als Kosten, die dem Eigentümer regelmäßig durch den Gebrauch der Immobilie und des Grundstücks entstehen. Nebenkostenrechnung erstellen, dazu zählen konkret:

  • Grundstückskosten einschließlich Grundsteuer
  • Kosten für die Wasserversorgung und Entwässerung
  • Betriebskosten der Heizungs- und Warmwasseranlagen einschließlich Brennstoffe und Wartung
  • Kosten für den Betrieb und die Wartung von Aufzügen
  • Kosten für Müllentsorgung und Straßenreinigung
  • Gebäudereinigungskosten
  • Kosten für die Bekämpfung von Ungeziefer
  • Kosten für Garten- und Grundstückspflege
  • Beleuchtungskosten
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hausmeisterkosten
  • Betriebskosten einer Gemeinschafts-Antennenanlage sowie des Kabelanschlusses
  • Kosten für einen Waschraum

Zusätzlich zu diesen Punkten können ebenfalls „sonstige“ Betriebskosten umgelegt werden, die ebenfalls den Anforderungen der Betriebskostenverordnung entsprechen. Das kann zum Beispiel die Wartung von Rauchmeldern oder die Reinigung von Dachrinnen sein.
Was hingegen nicht umlagefähig ist, sind Kosten für die Steuerberatung, Zinsen des Immobilienkredits oder andere anfallende Verwaltungskosten. Ebenso können Instandhaltungskosten, die einmalig anfallen, wie eine Badsanierung, Reparaturkosten bei defekter Heizanlage, sowie Versicherungen nicht durch die Nebenkostenabrechnung auf Mieter umgelegt werden.

Nebenkostenabrechnung Frist – Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Schlussrechnung?

Die fristgerechte Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist das A und O. Die Frist für die Nebenkostenabrechnung beträgt dabei zwölf Monate, sodass spätestens ein Jahr nach Abrechnungszeitraum die Abrechnung beim Mieter vorliegen muss.
Beispiel: Wenn Sie sich fragen, bis wann die Nebenkostenabrechnung für 2020 vorliegen muss, ist diese Frist bereits verstrichen. Ging der Abrechnungszeitraum bis zum 31.12.2020, musste die Nebenkostenabrechnung beim Mieter spätestens Ende Dezember 2021 vorliegen.
Halten Sie als Vermieter diese Frist nicht ein, stehen Ihnen keine Nachzahlungen durch den Mieter zu. Andersherum können Mieter trotz verspäteter Abrechnung jedoch ein eventuelles Guthaben zurückfordern.
Andernfalls haben Mieter in der Regel eine Frist von 30 Tagen, um eine eventuelle Nachzahlung zu begleichen. Diese Frist gilt auch bei der Auszahlung von Guthaben durch den Vermieter.
Zuletzt ist noch die Verjährungsfrist zu beachten. Diese beträgt für Forderungen aus Nebenkostenabrechnungen drei Jahre, was bedeutet, dass wenn ein Mieter seine Abrechnung in Teilen oder komplett nicht bezahlt hat, der Anspruch des Vermieters auf dieses Geld nach drei Jahren verfällt.

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